Télésecrétaire médicale, téléassistante médicale, secrétaire médicale à distance, assistante médicale externalisée ou virtuelle… Quel que soit le nom utilisé pour la désigner, la télésecrétaire médicale occupe un poste clé au sein d’un cabinet médical, d’un centre de soins, d’un pôle ou d’une maison de santé. Elle apporte aide et soutien aux professions médicales et paramédicales. Elle est l’interlocutrice privilégiée des patients et de leurs proches. Et ses interventions sont essentielles au bon fonctionnement de l’activité du docteur généraliste ou du médecin spécialisé, du praticien allopathique ou du thérapeute holistique, de l’infirmier ou du kiné…
La télésecrétaire médicale filtre et traite les appels téléphoniques
La télésecrétaire médicale a notamment pour mission d’assurer la gestion du standard et l’accueil téléphonique du praticien ou de l’unité de soins. Elle réceptionne les appels entrants et traite les différentes demandes, de la plus simple à la plus complexe. Dans certains cabinets médicaux, le téléphone sonne à longueur de journée. C’est une tâche qui peut être très chronophage. La télésecrétaire médicale soulage l’équipe médicale de cet aspect incontournable de l’activité, permettant ainsi aux professions médicales et paramédicales de rester concentrées sur leur cœur de métier et de se consacrer pleinement à leurs patients. Les appels téléphoniques traités par une télésecrétaire médicale émanent essentiellement de la patientèle et peuvent concerner différents sujets : prendre ou annuler un rendez-vous déplacer l’horaire d’une consultation ou d’un examen ; poser une question sur une ordonnance ou une pathologie ; obtenir ou transmettre une information dans le cadre d’un suivi médical… Mais tous les appels téléphoniques reçus ne sont pas essentiels. Certains sont même particulièrement parasites et les centres médicaux ou hospitaliers ne sont pas épargnés par le démarchage commercial intempestif. Il convient de savoir filtrer les sollicitations et d’être capable de hiérarchiser les priorités. Cela implique des capacités d’écoute, d’analyse et de la pertinence, qualités indispensables chez une télésecrétaire médicale.
La télésecrétaire médicale gère le planning des rendez-vous et des consultations
La télésecrétaire médicale est également et généralement responsable de la gestion du planning des rendez-vous pour une consultation médicale, un examen clinique, une intervention chirurgicale ou un soin thérapeutique. D’une manière générale, l’agenda est le socle de toute organisation. C’est d’autant plus vrai lorsque l’on est un professionnel du médical ou du paramédical, médecin généraliste ou docteur spécialisé, praticien allopathique ou thérapeute holistique : le planning des rendez-vous et des soins conditionne l’activité du cabinet et le rythme des journées de travail. Il doit être correctement renseigné et intelligemment optimisé, dans le respect des consignes et des contraintes de l’équipe médicale. Les rendez-vous ne doivent pas se chevaucher. Les annulations ou les reports doivent être enregistrés. Les particularités du dossier médical doivent être renseignées… C’est un métier. Un agenda bien géré, c’est une bonne organisation à la clé. D’où le rôle important de la télésecrétaire médicale, qui sait organiser et planifier, tout en faisant preuve de souplesse et de réactivité face aux imprévus. Elle est capable de gérer les urgences du jour, de les positionner sur le bon créneau horaire, de distinguer les nouveaux patients, de poser les bonnes questions aux appelants, de recueillir les renseignements nécessaires à la création ou au suivi d’un dossier médical… Certains professionnels de la santé choisissent de concilier site de prise de rendez-vous en ligne et télésecrétariat médical. Les deux services sont effectivement compatibles et complémentaires : le site permet de réduire le nombre d’appels téléphoniques passés au cabinet médical ; et la télésecrétaire médicale humanise la relation avec le patient.